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PRODUTTIVITA’, UN PO’ DI DATI
Il costo lavoro è quasi sempre il costo piu’ importante per un’azienda, con un incidenza sul fatturato che puo’ andare dal 40% al 90% del totale dei costi.
Per un’azienda che vuol fare profitti, la produttività del lavoro è il tema piu’ importante da affrontare.
La produttività è il rapporto tra un risultato desiderato (output) e le risorse impiegate per ottenerlo (Input).
Nel lavoro si misura come rapporto tra valore aggiunto per ora lavorata.
Se paghiamo uno stipendio ( o se lavoriamo in proprio) ci deve essere valore aggiunto in quello che facciamo.
In azienda il valore aggiunto si crea se qualcuno paga per quell’attività.
La produttività è il problema principale del sistema Italia come puoi vedere da questa tabella (fonte Eurostat)
È un po’ piccola, lo so, ma se guardi bene l’Italia passa da 100 nel 2010 a 98 nel 2017, mentre la media europea da 100 arriva a 105 nello stesso periodo.
In soldoni vuol dire che i nostri concorrenti europei con le stesse risorse producono di piu’.
Questo è il motivo per cui ad es i salari italiani sono mediamente più bassi dei competitor europei e, incredibile a dirsi, lavoriamo mediamente più ore degli altri.
E’ il motivo per cui in Italia c’è disoccupazione elevata; se la produttività è bassa le imprese hanno meno convenienza ad assumere persone.
La semplicità alla fine si riduce a due cose essenziali:
1) Identificare ciò che è essenziale
2) Eliminare tutto il resto”
Leo Babauta
Nel 2018 il valore aggiunto dei beni e servizi ha registrato una crescita in volume dell’ 1% rispetto al 2017;
Tra il 1995 e il 2018 la crescita della produttività del lavoro in Italia (+0,4%) è risultata decisamente inferiore alla media Ue28 (1,6%).
Tassi di crescita in linea con la media europea sono stati registrati dalla Germania (1,3%), dalla Francia (1,4%) e dal Regno Unito (1,5%).
La Spagna ha registrato un tasso di crescita più basso (0,6%) rispetto alla media europea ma più alto di quello dell’Italia.
Vuoi lavorare di meno? Devi essere piu’ produttivo…….
Nonostante l’importanza della produttività per i profitti dell’azienda, quando lavoro con i miei clienti mi stupisce sempre vedere risorse che sono abbandonate a se stesse senza un minimo pensiero su come farle lavorare meglio.
C’è un modo molto semplice per misurare la produttività in azienda ed è calcolare il valore aggiunto per addetto.
Calcoliamo il valore aggiunto
Calcoliamo il numero medio dei dipendenti
Dividiamo valore aggiunto/numeri degli addetti
Quello che trovi è il valore aggiunto per addetto.
Se è inferiore a 28.855 euro, sei sotto la media delle piccole e medie aziende calcolate dall’ Istat.
Questa è la tabella del valore aggiunto per settore di attività(fonte Istat 2019)
VALORE AGGIUNTO E SPRECHI
Perché la produttività è bassa?
Uno dei motivi importanti è che sprechiamo;
Sprechiamo tempo, soldi, attività che non servono e cosi’ via.
Le metodologie di lean production hanno analizzato le fonti di spreco:
Sovraproduzione
- attivita’ non utili fatte in anticipo
- attivita’ non sincronizzate fatte in anticipo
- troppe attivita’ in simultanea
- lavori sovra-ottimizzati
- reinventare l’acqua calda
- conversione dei dati
- attivita’ duplicate
- lavorazioni interne
- attivita’ di controllo
- servizi che non servono ai clienti
- stampa di report che nessuno legge
Attività in corso, work in progress
- multitasting, troppe pratiche in lavorazione
- pratiche in attesa di lavori altrui
- colli di bottiglia
- armadi pieni
- mail piene
- richieste ancora da elaborare
Attese
- interruzioni del flusso dovuti a tempi di attesa
- impossibilita’ di lavorare per assenze
- attese prima delle riunioni
- attese per ottenere autorizzazioni
- la rete che non funziona
- un software che non funziona
- l’attesa per l’elaborazione di un programma
Movimenti: ogni movimento che non comporta aggiunta di valore è improduttivo. ad es
- una persona che cammina
- ricerca di persone per far firmare documenti
- un’azione eccessivamente faticosa
- il trasporto di oggetti pesanti
- sedi lontane
- una fotocopiatrice troppo lontana
- attività inutili
- un eccesso di pulizia o di specifiche,
- operazioni manuali invece che meccaniche,
- ripetizioni della stessa informazione su diversi moduli
- una risorsa sovra dimensionata
- una attivita’ che potrebbe essere svolta da un software o una app
- un report con troppi fronzoli
- una contabilita’ con eccessi di controlli
- invio di più e-mail sullo stesso argomento
- resoconti eccessivi o non necessari
- ricerca di file
Costi della qualità
- un reclamo,
- errori di inserimento dati,
- il rilascio di informazioni errate o incomplete,
- rilavorazioni,
- una non conformita’,
- output obsoleti,
- carenza nei sistemi informativi,
- previsioni non accurate,
- eventi aziendali inutili
Trasporti
- spostamenti di pratiche da una parte all’altra degli uffici
- lavorazioni che avvengono in aree differenti, dove bisogna portare le pratiche
- viaggi da una sede all’altra
- missioni inutili
Sono parecchi vero? Bisogna tirarsi su le maniche…… 🙂
In generale si possono individuare le attività che non producono valore aggiunto con la metodologia di analisi del valore e eliminarle o ridurre le risorse assegnate.
TROVA IL TUO PERCHÉ
Quali sono i fattori che motivano le persone?
Perchè dovremmo essere piu’ produttivi?
Il mondo del lavoro si evolve velocemente, ci sono esperimenti di settimane lavorative corte e lo smart working è stato sdoganato.
Le nuove modalità richiedono la capacità di organizzare e di organizzarsi il lavoro.
Essere piu’ produttivi vuol dire raggiungere piu’ velocemente gli obiettivi e avere piu’ tempo libero.
Organizzarsi il lavoro vuol dire trovare un significato che va oltre il denaro che ricaviamo da esso.
Le persone sono mosse da una motivazione esterna o da una motivazione interna.
La motivazione interna è legata ai premi e alle punizioni ed è quella meno efficace.
Le ricompense materiali o il classico “bastone e carota” motivano solo nel breve periodo e su compiti di routine, ma nel medio termine sono addirittura demotivanti.
Ci abituiamo velocemente ai premi ed eludiamo le punizioni. 
Ti è mai capitato di fare qualcosa senza nessuna ricompensa, magari curare il giardino, suonare il clarinetto o scrivere qualcosa che non leggerà nessuno, fare una maratona o scalare una montagna?
Questa è la motivazione interna….. Le ricerche sulla motivazione interna al lavoro (Drive) dicono che le persone hanno bisogno di tre cose:
- Autonomia
- Padronanza
- Scopo
Autonomia vuol dire gestire in modo autonomo il proprio lavoro ed essere misurati sui risultati.
E’ quello che succede(dovrebbe succedere) con lo smart working.
Padronanza è capacità di fare le cose e di averle sotto controllo e il desiderio di migliorare sempre di piu’ quello che per noi è importante.
Lo scopo è la capacità di dare un significato a quello che facciamo, di capire qual è il contributo a una causa superiore o ai valori profondi che ci muovono.
Un modo profondo ed efficace di essere produttivo è di chiarire i valori che sono importanti.
Qual’è lo scopo del tuo lavoro? domanda difficile ma importante.
Diventiamo pienamente coinvolti solo quando ci preoccupiamo profondamente, quando sentiamo che ciò che stiamo facendo è davvero importante.
Prova a fare un check su queste domande.
- Quanto sei entusiasta di arrivare al lavoro la mattina?
- Quanto ti piace quello che fai indipendentemente da quanto ti pagano?
- Quanto ti ritieni responsabile dei valori dell’azienda?
- Quali sono le tre lezioni più importanti che hai imparato e perché sono così importanti?
Pensa a qualcuno che rispetti profondamente. Descrivi tre qualità di questa persona che ammiri di più. Nelle risposte ci sono i tuoi valori……
COME MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ?
Si possono usare 5 chiavi.
- Cultura,
- Persone,
- Tecnologia,
- Organizzazione,
- Abitudini,
1 Cultura
La cultura è l’insieme dei valori, degli atteggiamenti, delle norme, delle prassi condivise nell’organizzazione. 
Valori e prassi importanti sono:
- Impresa lean-attenzione agli sprechi
- Condivisione dei valori
- Attenzione al benessere organizzativo
- Coinvolgimento delle persone
- Predisposizione al lavoro agile
- Possibilità di smartworking
- Propensione all’innovazione
- Imprenditivita’
- Formazione e sviluppo del personale
- Sostenibilita’
- Attenzione alle strategie sociali aziendali
- Lavoro in team
- Sviluppo della leadership
La cultura è uno strumento estremamente potente per fornire alle persone il senso di missione per quello che fanno. L’impresa dovrebbe gestire in maniera consapevole gli strumenti che definiscono la cultura interna.
2 Persone
Le persone sono gli attori principali del lavoro e della produttività, ci sono tante leve per agire sulle persone 
- Motivazione
- Competenza
- Comunicazione
- Lavoro in team
- Intensita’ di lavoro
- Equilibrio
- Energia
- Focus
- Team building
- Leadership
- Capacità di apprendimento rapido
- Attitudine al problem solving
Le persone sono l’investimento principale dell’azienda.
La gestione delle risorse umane deve essere pianificata per fare in modo di aver persone pienamente coinvolte nella missione dell’azienda.
3 Tecnologia 
Viviamo in un’era di cambiamenti tecnologici.
La tecnologia è un grande motore di sviluppo della produttività.
Ci sono applicazioni nell’industria 4.0 che stanno rivoluzionando le imprese.
- La Robotica
- Internet of think
- I Big Data
- La stampa 3 D
- Le Nanotecnologie
- La realtà aumentata
- I dispositivi Wearables
- I flussi di vendita automatizzati
Oltre a questo ci sono una serie di applicazioni a basso costo o gratuite che vale la pena di conoscere e di usare, ad es:
Cerca di capire quali sono le tecnologie che fanno la differenza nel tuo settore, nei processi critici deve esserci il top di gamma.
4 Organizzazione 
Un’organizzazione efficace e produttiva adotta metodi per:
- Ridurre gli sprechi
- Definire e assegnare gli obiettivi alle persone
- Creare un ambiente favorevole
- Adottare le 5 s
- Fare l’analisi del valore
- Velocizzare i processi decisionali
- Favorire l’imprenditività
- Ampliare le responsabilità
- Allineare la catena fornitore cliente
- Gestire efficacemente il tempo
- Applicare il PDCA (Plan, Do, Check,Action)
- Chiarire responsabilità e ruoli delle persone
5 Abitudini e routines organizzative
Il procedimento di formazione di una routine può essere scomposto in tre fasi:
- segnale,
- routines e
- risultato
Il segnale induce il cervello a dare inizio a un comportamento.
È un’informazione che preannuncia un risultato. La risposta è la vera e propria routine che si sviluppa.
Infine, la risposta conduce a un risultato; il risultato è la meta finale di ogni routine.
Qui trovi un bellissimo libro su come utilizzare le abitudini
L’obiettivo in un’azienda produttiva è instaurare routine produttive (ad es lasciare posto il posto di lavoro pulito alla fine della giornata, o affrontare immediatamente i problemi relativi alla qualità o arrivare puntuali alle riunioni).
Per instaurare routine positive si puo’ agire sui segnali, (bisogna renderli evidenti e visibili) sul comportamento (bisogna renderlo facile da fare) e sul risultato ( bisogna premiare il comportamento positivo)
Infine vorrei sottolineare una caratteristica che dovrebbe essere presente nelle persone:
Energia
Le persone produttive devono gestire la propria energia con l’obiettivo di creare stati di impegno, positività, intensità, fiducia, soddisfazione e sfida.
L’energia è la moneta fondamentale delle alte prestazioni. 
Poiché la capacità energetica diminuisce sia con l’uso eccessivo che con il sottoutilizzo, dobbiamo imparare a bilanciare il dispendio energetico con il rinnovo energetico.
In ambito lavorativo le persone si trovano spesso ad affrontare una serie di sprint per raggiungere risultati e l’ambiente lavorativo è spesso fonte di stress.
Un elemento fondamentale per la produttività è la capacità di essere in focus e concentrati.
L’energia puo’ essere Fisica, emotiva, mentale.
La capacità fisica si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello fisico.
L’energia fisica dipende dallo stile di vita della persona (movimento fisico, nutrizione, sonno ) e dalla fatica che si fa nell’ambiente di lavoro.
La capacità emotiva si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello emotivo.
L’energia emotiva è legata al coinvolgimento emotivo nelle decisioni che vengono prese.
Ogni pensiero, sentimento e azione ha una conseguenza energetica;
La capacità emotiva è definita dalla qualità dell’energia.
La capacità mentale si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello mentale.
L’energia mentale è la capacità di concentrarsi, di focalizzarsi sugli obiettivi e affrontare le situazioni avverse attraverso tecniche di la visualizzazione, un dialogo interiore positivo, la gestione efficace del tempo e la creatività, il problem solving.
La capacità mentale è definita dalla focalizzazione dell’energia Per ricaricare l’energia le persone hanno bisogno di momenti di pausa e di rallentamento;
E’ possibile creare delle routine per ricaricare le pile, anche nell’ambiente di lavoro (ad es noi proponiamo interventi per imparare il metodo Pilates, o proponiamo esercizi di respirazione) e allo stesso modo eliminare abitudini negative che bloccano, distorcono, sprecano, riducono, esauriscono e contaminano l’energia immagazzinata e naturalmente la produttività delle persone
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