PRODUTTIVITA’, UN PO’ DI DATI

Il costo lavoro è quasi sempre il costo piu’ importante per un’azienda, con un incidenza sul fatturato che puo’ andare dal 40% al 90% del totale dei costi.  Per un’azienda che vuol fare profitti, la produttività del lavoro è il tema piu’ importante da affrontare. La produttività è il rapporto tra un risultato desiderato (output) e le risorse impiegate per ottenerlo (Input). Nel lavoro si misura come rapporto tra valore aggiunto per ora lavorata. Se paghiamo uno stipendio ( o se lavoriamo in proprio) ci deve essere valore aggiunto in quello che facciamo. In azienda il valore aggiunto si crea se qualcuno paga per quell’attività. La produttività è il problema principale del sistema Italia come puoi vedere da questa tabella (fonte Eurostat)     È un po’ piccola, lo so, ma se guardi bene l’Italia passa da 100 nel 2010 a 98 nel 2017, mentre la media europea da 100 arriva a 105 nello stesso periodo. In soldoni vuol dire che i nostri concorrenti europei con le stesse risorse producono di piu’. Questo è il motivo per cui ad es i salari italiani sono mediamente più bassi dei competitor europei e, incredibile a dirsi, lavoriamo mediamente più ore degli altri. E’ il motivo per cui in Italia c’è disoccupazione elevata; se la produttività è bassa le imprese hanno meno convenienza ad assumere persone.

La semplicità alla fine si riduce a due cose essenziali:  1) Identificare ciò che è essenziale 2) Eliminare tutto il resto”   Leo Babauta

Nel 2018 il valore aggiunto dei beni e servizi ha registrato una crescita in volume dell’ 1% rispetto al 2017; Tra il 1995 e il 2018 la crescita della produttività del lavoro in Italia (+0,4%) è risultata decisamente inferiore alla media Ue28 (1,6%). Tassi di crescita in linea con la media europea sono stati registrati dalla Germania (1,3%), dalla Francia (1,4%) e dal Regno Unito (1,5%). La Spagna ha registrato un tasso di crescita più basso (0,6%) rispetto alla media europea ma più alto di quello dell’Italia. Vuoi lavorare di meno? Devi essere piu’ produttivo……. Nonostante l’importanza della produttività per i profitti dell’azienda, quando lavoro con i miei clienti mi stupisce sempre vedere risorse che sono abbandonate a se stesse senza un minimo pensiero su come farle lavorare meglio.   C’è un modo molto semplice per misurare la produttività in azienda ed è calcolare  il valore aggiunto per addetto.

Calcoliamo il valore aggiunto

Calcoliamo il numero medio dei dipendenti

Dividiamo valore aggiunto/numeri degli addetti

Quello che trovi è il valore aggiunto per addetto.

Se è inferiore a 28.855 euro, sei sotto la media delle piccole e medie aziende calcolate dall’ Istat. Questa è la tabella del valore aggiunto per settore di attività(fonte Istat 2019)

VALORE AGGIUNTO E SPRECHI

Perché la produttività è bassa? Uno dei motivi importanti è che sprechiamo; Sprechiamo tempo, soldi, attività che non servono e cosi’ via.  Le metodologie di lean production hanno analizzato le fonti di spreco:   Sovraproduzione

• attivita’ non utili fatte in anticipo
• attivita’ non sincronizzate fatte in anticipo
• troppe attivita’ in simultanea
• lavori sovra-ottimizzati
• reinventare l’acqua calda
• conversione dei dati
• attivita’ duplicate
• lavorazioni interne
• attivita’ di controllo
• servizi che non servono ai clienti
• stampa di report che nessuno legge

Attività in corso, work in progress

• multitasting, troppe pratiche in lavorazione
• pratiche in attesa di lavori altrui
• colli di bottiglia
• armadi pieni
• mail piene
• richieste ancora da elaborare

Attese

• interruzioni del flusso dovuti a tempi di attesa
• impossibilita’ di lavorare per assenze
• attese prima delle riunioni
• attese per ottenere autorizzazioni
• la rete che non funziona
• un software che non funziona
• l’attesa per l’elaborazione di un programma

Movimenti: ogni movimento che non comporta aggiunta di valore è improduttivo. ad es

• una persona che cammina
• ricerca di persone per far firmare documenti
• un’azione eccessivamente faticosa
• il trasporto di oggetti pesanti
• sedi lontane
• una fotocopiatrice troppo lontana
• attività inutili
• un eccesso di pulizia o di specifiche,
• operazioni manuali invece che meccaniche,
• ripetizioni della stessa informazione su diversi moduli
• una risorsa sovra dimensionata
• una attivita’ che potrebbe essere svolta da un software o una app
• un report con troppi fronzoli
• una contabilita’ con eccessi di controlli
• invio di più e-mail sullo stesso argomento
• resoconti eccessivi o non necessari
• ricerca di file

costi della qualità

• un reclamo,
• errori di inserimento dati,
• il rilascio di informazioni errate o incomplete,
• rilavorazioni,
• una non conformita’,
• output obsoleti,
• carenza nei sistemi informativi,
• previsioni non accurate,
• eventi aziendali inutili

Trasporti

• spostamenti di pratiche da una parte all’altra degli uffici
• lavorazioni che avvengono in aree differenti, dove bisogna portare le pratiche
• viaggi da una sede all’altra
• missioni inutili

Sono parecchi vero? Bisogna tirarsi su le maniche……  🙂  In generale si possono individuare le attività che non producono valore aggiunto con la metodologia di analisi del valore e eliminarle o ridurre le risorse assegnate.

TROVA IL TUO PERCHÉ

Quali sono i fattori che motivano le persone? Perchè dovremmo essere piu’ produttivi? Il mondo del lavoro si evolve velocemente, ci sono esperimenti di settimane lavorative corte e lo smart working è stato sdoganato. Le nuove modalità richiedono la capacità di organizzare e di organizzarsi il lavoro. Essere piu’ produttivi vuol dire raggiungere piu’ velocemente gli obiettivi e avere piu’ tempo libero. Organizzarsi il lavoro vuol dire trovare un significato che va oltre il denaro che ricaviamo da esso. Le persone sono mosse da una motivazione esterna o da una motivazione interna. La motivazione interna è legata ai premi e alle punizioni ed è quella meno efficace. Le ricompense materiali o il classico “bastone e carota” motivano solo nel breve periodo e su compiti di routine, ma nel medio termine sono addirittura demotivanti. Ci abituiamo velocemente ai premi ed eludiamo le punizioni.    Ti è mai capitato di fare qualcosa senza nessuna ricompensa, magari curare il giardino, suonare il clarinetto o scrivere qualcosa  che non leggerà nessuno, fare una maratona o scalare una montagna? Questa è la motivazione interna…..   Le ricerche sulla motivazione interna al lavoro (Drive) dicono che le persone hanno bisogno di tre cose:

• Autonomia
• Padronanza
• Scopo

Autonomia vuol dire gestire in modo autonomo il proprio lavoro ed essere misurati sui risultati. E’ quello che succede(dovrebbe succedere) con lo smart working. Padronanza è capacità di fare le cose e di averle sotto controllo e il desiderio di migliorare sempre di piu’ quello che per noi è importante. Lo scopo è la capacità di dare un significato a quello che facciamo, di capire qual è il contributo a una causa superiore o ai valori profondi che ci muovono. Un modo profondo ed efficace di essere produttivo è di chiarire i valori che sono importanti. Qual’è lo scopo del tuo lavoro? domanda difficile ma importante. Diventiamo pienamente coinvolti solo quando ci preoccupiamo profondamente, quando sentiamo che ciò che stiamo facendo è davvero importante. Prova a fare un check su queste domande.

• Quanto sei entusiasta di arrivare al lavoro la mattina?
• Quanto ti piace quello che fai indipendentemente da quanto ti pagano?
• Quanto ti ritieni responsabile dei valori dell’azienda?
• Quali sono le tre lezioni più importanti che hai imparato e perché sono così importanti?

Pensa a qualcuno che rispetti profondamente. Descrivi tre qualità di questa persona che ammiri di più.   Nelle risposte ci sono i tuoi valori……

COME MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ?

Si possono usare  5 chiavi.

• Cultura,
• Persone,
• Tecnologia,
• Organizzazione,
• Abitudini,

 

1 Cultura

La cultura è l’insieme dei valori, degli atteggiamenti,  delle norme, delle prassi  condivise nell’organizzazione. Valori e prassi importanti sono:

• Impresa lean-attenzione agli sprechi
• Condivisione dei valori
• Attenzione al benessere organizzativo
• Coinvolgimento delle persone
• Predisposizione al lavoro agile
• Possibilità di smartworking
• Propensione all’innovazione
• Imprenditivita’
• Formazione e sviluppo del personale
• Sostenibilita’
• Attenzione alle strategie sociali aziendali
• Lavoro in team
• Sviluppo della leadership

La cultura è uno strumento estremamente potente per fornire alle persone il senso di missione per quello che fanno. L’impresa dovrebbe gestire in maniera consapevole gli strumenti che definiscono la cultura interna.

2 Persone

Le persone sono gli attori principali del lavoro e della produttività, ci sono tante leve per agire sulle persone

• Motivazione
• Competenza
• Comunicazione
• Lavoro in team
• Intensita’ di lavoro
• Equilibrio
• Energia
• Focus
• Team building
• Leadership
• Capacità di apprendimento rapido
• Attitudine al problem solving

Le persone sono l’investimento principale dell’azienda. La gestione delle risorse umane deve essere pianificata per fare in modo di aver persone pienamente coinvolte nella missione dell’azienda.

3 Tecnologia Viviamo in un’era di cambiamenti tecnologici. La tecnologia è un grande motore di sviluppo della produttività. Ci sono applicazioni nell’industria 4.0 che stanno rivoluzionando le imprese.

• La Robotica
• Internet of think
• I Big Data
• La stampa 3 D
• Le Nanotecnologie
• La realtà aumentata
• I dispositivi Wearables
• I flussi di vendita automatizzati

Oltre a questo ci sono una serie di applicazioni a basso costo o gratuite che vale la pena di conoscere e di usare, ad es:

• To doist,
• Asana,
• Evernote,
• Trello,
• Zapier,
• Google keep,
• Quizlet,
• Dragon
• etc

 

Cerca di capire quali sono le tecnologie che fanno la differenza nel tuo settore, nei processi critici deve esserci il top di gamma.

4 Organizzazione Un’organizzazione efficace e produttiva adotta metodi per:

• Ridurre gli sprechi
• Definire e assegnare gli obiettivi alle persone
• Creare un ambiente favorevole
• Adottare le 5 s
• Fare l’analisi del valore
• Velocizzare i processi decisionali
• Favorire l’imprenditività
• Ampliare le responsabilità
• Allineare la catena fornitore cliente
• Gestire efficacemente il tempo
• Applicare il PDCA (Plan, Do, Check,Action)
• Chiarire responsabilità e ruoli delle persone

5 Abitudini e routines organizzative

Il procedimento di formazione di una routine può essere scomposto in tre fasi:

• segnale,
• routines e
• risultato

il segnale induce il cervello a dare inizio a un comportamento. È un’informazione che preannuncia un risultato.  La risposta è la vera e propria routine che si sviluppa. Infine, la risposta conduce a un risultato; il risultato è la meta finale di ogni routine. Qui trovi un bellissimo libro su  come utilizzare le abitudini 

 L’obiettivo in un’azienda produttiva è instaurare routine produttive (ad es lasciare posto il posto di lavoro pulito alla fine della giornata, o affrontare immediatamente i problemi relativi alla qualità o arrivare puntuali alle riunioni) Per  instaurare routine positive si puo’ agire sui segnali, (bisogna renderli evidenti e visibili) sul comportamento (bisogna renderlo facile da fare) e sul risultato ( bisogna premiare il comportamento positivo) infine vorrei sottolineare una caratteristica che dovrebbe essere presente nelle persone: Energia Le persone produttive devono gestire la propria  energia con l’obiettivo di creare stati di impegno, positività, intensità, fiducia, soddisfazione e sfida. L’energia è la moneta fondamentale delle alte prestazioni. Poiché la capacità energetica diminuisce sia con l’uso eccessivo che con il sottoutilizzo, dobbiamo imparare a bilanciare il dispendio energetico con il rinnovo energetico. In ambito lavorativo le persone si  trovano spesso ad affrontare una serie di sprint per raggiungere risultati e l’ambiente lavorativo è spesso fonte di stress. Un elemento fondamentale per la produttività è la capacità di essere in focus e concentrati. L’energia puo’ essere Fisica, emotiva, mentale La capacità fisica si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello fisico. L’energia fisica dipende dallo stile di vita della persona (movimento fisico, nutrizione, sonno ) e dalla fatica che si fa nell’ambiente di lavoro.   La capacità emotiva si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello emotivo. L’energia emotiva è legata al coinvolgimento emotivo nelle decisioni che vengono prese. Ogni pensiero, sentimento e azione ha una conseguenza energetica; La capacità emotiva è definita dalla qualità dell’energia La capacità mentale si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello mentale. L’energia mentale è la capacità di concentrarsi, di focalizzarsi sugli obiettivi e affrontare le situazioni avverse attraverso tecniche di  la visualizzazione, un dialogo interiore positivo, la gestione efficace del tempo e la creatività, il problem solving. La capacità mentale è definita dalla focalizzazione dell’energia Per ricaricare l’energia le persone hanno bisogno di momenti di pausa e di rallentamento; E’ possibile creare delle routine  per ricaricare le pile, anche nell’ambiente di lavoro (ad es noi proponiamo  interventi per imparare il metodo Pilates,  o proponiamo esercizi di respirazione) e allo stesso modo eliminare  abitudini negative che bloccano, distorcono, sprecano, riducono, esauriscono e contaminano l’energia immagazzinata e naturalmente la produttività delle persone  

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  A questo punto ti auguro buon lavoro e ti aspetto nei prossimi articoli Il 19 e 21 Aprile parliamo di Produttività e costi in un corso online di 8 ore

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