PRODUTTIVITA’, UN PO’ DI DATI

Il costo lavoro è quasi sempre il costo piu’ importante per un’azienda, con un incidenza sul fatturato che puo’ andare dal 40% al 90% del totale dei costi.

Per un’azienda che vuol fare profitti, la produttività del lavoro è il tema piu’ importante da affrontare.

La produttività è il rapporto tra un risultato desiderato (output) e le risorse impiegate per ottenerlo (Input).

Nel lavoro si misura come rapporto tra valore aggiunto per ora lavorata.

Se paghiamo uno stipendio ( o se lavoriamo in proprio) ci deve essere valore aggiunto in quello che facciamo.

In azienda il valore aggiunto si crea se qualcuno paga per quell’attività.

La produttività è il problema principale del sistema Italia come puoi vedere da questa tabella (fonte Eurostat)

È un po’ piccola, lo so, ma se guardi bene l’Italia passa da 100 nel 2010 a 98 nel 2017, mentre la media europea da 100 arriva a 105 nello stesso periodo.

In soldoni vuol dire che i nostri concorrenti europei con le stesse risorse producono di piu’.

Questo è il motivo per cui ad es i salari italiani sono mediamente più bassi dei competitor europei e, incredibile a dirsi, lavoriamo mediamente più ore degli altri.

E’ il motivo per cui in Italia c’è disoccupazione elevata; se la produttività è bassa le imprese hanno meno convenienza ad assumere persone.

La semplicità alla fine si riduce a due cose essenziali:

1) Identificare ciò che è essenziale

2) Eliminare tutto il resto”

Leo Babauta

Nel 2018 il valore aggiunto dei beni e servizi ha registrato una crescita in volume dell’ 1% rispetto al 2017;

Tra il 1995 e il 2018 la crescita della produttività del lavoro in Italia (+0,4%) è risultata decisamente inferiore alla media Ue28 (1,6%).

Tassi di crescita in linea con la media europea sono stati registrati dalla Germania (1,3%), dalla Francia (1,4%) e dal Regno Unito (1,5%).

La Spagna ha registrato un tasso di crescita più basso (0,6%) rispetto alla media europea ma più alto di quello dell’Italia.

Vuoi lavorare di meno? Devi essere piu’ produttivo…….

Nonostante l’importanza della produttività per i profitti dell’azienda, quando lavoro con i miei clienti mi stupisce sempre vedere risorse che sono abbandonate a se stesse senza un minimo pensiero su come farle lavorare meglio.

C’è un modo molto semplice per misurare la produttività in azienda ed è calcolare il valore aggiunto per addetto.

Calcoliamo il valore aggiunto

Calcoliamo il numero medio dei dipendenti

Dividiamo valore aggiunto/numeri degli addetti

Quello che trovi è il valore aggiunto per addetto.

Se è inferiore a 28.855 euro, sei sotto la media delle piccole e medie aziende calcolate dall’ Istat.

Questa è la tabella del valore aggiunto per settore di attività(fonte Istat 2019)

Valore aggiunto per addetto — Produttività e valore aggiunto per addetto

VALORE AGGIUNTO E SPRECHI

Perché la produttività è bassa?

Uno dei motivi importanti è che sprechiamo;

Sprechiamo tempo, soldi, attività che non servono e cosi’ via.

Le metodologie di lean production hanno analizzato le fonti di spreco:

Sovraproduzione

attivita’ non utili fatte in anticipo
attivita’ non sincronizzate fatte in anticipo
troppe attivita’ in simultanea
lavori sovra-ottimizzati
reinventare l’acqua calda
conversione dei dati
attivita’ duplicate
lavorazioni interne
attivita’ di controllo
servizi che non servono ai clienti
stampa di report che nessuno legge

Attività in corso, work in progress

multitasting, troppe pratiche in lavorazione
pratiche in attesa di lavori altrui
colli di bottiglia
armadi pieni
mail piene
richieste ancora da elaborare

Attese

interruzioni del flusso dovuti a tempi di attesa
impossibilita’ di lavorare per assenze
attese prima delle riunioni
attese per ottenere autorizzazioni
la rete che non funziona
un software che non funziona
l’attesa per l’elaborazione di un programma

Movimenti: ogni movimento che non comporta aggiunta di valore è improduttivo. ad es

una persona che cammina
ricerca di persone per far firmare documenti
un’azione eccessivamente faticosa
il trasporto di oggetti pesanti
sedi lontane
una fotocopiatrice troppo lontana
attività inutili
un eccesso di pulizia o di specifiche,
operazioni manuali invece che meccaniche,
ripetizioni della stessa informazione su diversi moduli
una risorsa sovra dimensionata
una attivita’ che potrebbe essere svolta da un software o una app
un report con troppi fronzoli
una contabilita’ con eccessi di controlli
invio di più e-mail sullo stesso argomento
resoconti eccessivi o non necessari
ricerca di file

Costi della qualità

un reclamo,
errori di inserimento dati,
il rilascio di informazioni errate o incomplete,
rilavorazioni,
una non conformita’,
output obsoleti,
carenza nei sistemi informativi,
previsioni non accurate,
eventi aziendali inutili

Trasporti

spostamenti di pratiche da una parte all’altra degli uffici
lavorazioni che avvengono in aree differenti, dove bisogna portare le pratiche
viaggi da una sede all’altra
missioni inutili

Sono parecchi vero? Bisogna tirarsi su le maniche…… 🙂

In generale si possono individuare le attività che non producono valore aggiunto con la metodologia di analisi del valore e eliminarle o ridurre le risorse assegnate.

TROVA IL TUO PERCHÉ

Quali sono i fattori che motivano le persone?

Perchè dovremmo essere piu’ produttivi?

Il mondo del lavoro si evolve velocemente, ci sono esperimenti di settimane lavorative corte e lo smart working è stato sdoganato.

Le nuove modalità richiedono la capacità di organizzare e di organizzarsi il lavoro.

Essere piu’ produttivi vuol dire raggiungere piu’ velocemente gli obiettivi e avere piu’ tempo libero.

Organizzarsi il lavoro vuol dire trovare un significato che va oltre il denaro che ricaviamo da esso.

Le persone sono mosse da una motivazione esterna o da una motivazione interna.

La motivazione interna è legata ai premi e alle punizioni ed è quella meno efficace.

Le ricompense materiali o il classico “bastone e carota” motivano solo nel breve periodo e su compiti di routine, ma nel medio termine sono addirittura demotivanti.

Ci abituiamo velocemente ai premi ed eludiamo le punizioni.

Ti è mai capitato di fare qualcosa senza nessuna ricompensa, magari curare il giardino, suonare il clarinetto o scrivere qualcosa che non leggerà nessuno, fare una maratona o scalare una montagna?

Questa è la motivazione interna….. Le ricerche sulla motivazione interna al lavoro (Drive) dicono che le persone hanno bisogno di tre cose:

Autonomia
Padronanza
Scopo

Autonomia vuol dire gestire in modo autonomo il proprio lavoro ed essere misurati sui risultati.

E’ quello che succede(dovrebbe succedere) con lo smart working.

Padronanza è capacità di fare le cose e di averle sotto controllo e il desiderio di migliorare sempre di piu’ quello che per noi è importante.

Lo scopo è la capacità di dare un significato a quello che facciamo, di capire qual è il contributo a una causa superiore o ai valori profondi che ci muovono.

Un modo profondo ed efficace di essere produttivo è di chiarire i valori che sono importanti.

Qual’è lo scopo del tuo lavoro? domanda difficile ma importante.

Diventiamo pienamente coinvolti solo quando ci preoccupiamo profondamente, quando sentiamo che ciò che stiamo facendo è davvero importante.

Prova a fare un check su queste domande.

Quanto sei entusiasta di arrivare al lavoro la mattina?
Quanto ti piace quello che fai indipendentemente da quanto ti pagano?
Quanto ti ritieni responsabile dei valori dell’azienda?
Quali sono le tre lezioni più importanti che hai imparato e perché sono così importanti?

Pensa a qualcuno che rispetti profondamente. Descrivi tre qualità di questa persona che ammiri di più. Nelle risposte ci sono i tuoi valori……

COME MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ?

Si possono usare 5 chiavi.

Cultura,
Persone,
Tecnologia,
Organizzazione,
Abitudini,

1 Cultura

La cultura è l’insieme dei valori, degli atteggiamenti, delle norme, delle prassi condivise nell’organizzazione. Valori e prassi importanti sono:

Impresa lean-attenzione agli sprechi
Condivisione dei valori
Attenzione al benessere organizzativo
Coinvolgimento delle persone
Predisposizione al lavoro agile
Possibilità di smartworking
Propensione all’innovazione
Imprenditivita’
Formazione e sviluppo del personale
Sostenibilita’
Attenzione alle strategie sociali aziendali
Lavoro in team
Sviluppo della leadership

La cultura è uno strumento estremamente potente per fornire alle persone il senso di missione per quello che fanno. L’impresa dovrebbe gestire in maniera consapevole gli strumenti che definiscono la cultura interna.

2 Persone

Le persone sono gli attori principali del lavoro e della produttività, ci sono tante leve per agire sulle persone

Motivazione
Competenza
Comunicazione
Lavoro in team
Intensita’ di lavoro
Equilibrio
Energia
Focus
Team building
Leadership
Capacità di apprendimento rapido
Attitudine al problem solving

Le persone sono l’investimento principale dell’azienda.

La gestione delle risorse umane deve essere pianificata per fare in modo di aver persone pienamente coinvolte nella missione dell’azienda.

3 Tecnologia Viviamo in un’era di cambiamenti tecnologici.

La tecnologia è un grande motore di sviluppo della produttività.

Ci sono applicazioni nell’industria 4.0 che stanno rivoluzionando le imprese.

La Robotica
Internet of think
I Big Data
La stampa 3 D
Le Nanotecnologie
La realtà aumentata
I dispositivi Wearables
I flussi di vendita automatizzati

Oltre a questo ci sono una serie di applicazioni a basso costo o gratuite che vale la pena di conoscere e di usare, ad es:

Cerca di capire quali sono le tecnologie che fanno la differenza nel tuo settore, nei processi critici deve esserci il top di gamma.

4 Organizzazione

Un’organizzazione efficace e produttiva adotta metodi per:

Ridurre gli sprechi
Definire e assegnare gli obiettivi alle persone
Creare un ambiente favorevole
Adottare le 5 s
Fare l’analisi del valore
Velocizzare i processi decisionali
Favorire l’imprenditività
Ampliare le responsabilità
Allineare la catena fornitore cliente
Gestire efficacemente il tempo
Applicare il PDCA (Plan, Do, Check,Action)
Chiarire responsabilità e ruoli delle persone

5 Abitudini e routines organizzative

Il procedimento di formazione di una routine può essere scomposto in tre fasi:

segnale,
routines e
risultato

Il segnale induce il cervello a dare inizio a un comportamento.

È un’informazione che preannuncia un risultato. La risposta è la vera e propria routine che si sviluppa.

Infine, la risposta conduce a un risultato; il risultato è la meta finale di ogni routine.

Qui trovi un bellissimo libro su come utilizzare le abitudini

Tiny Habits

Per instaurare routine positive si puo’ agire sui segnali, (bisogna renderli evidenti e visibili) sul comportamento (bisogna renderlo facile da fare) e sul risultato ( bisogna premiare il comportamento positivo)

Infine vorrei sottolineare una caratteristica che dovrebbe essere presente nelle persone:

Energia

Le persone produttive devono gestire la propria energia con l’obiettivo di creare stati di impegno, positività, intensità, fiducia, soddisfazione e sfida.

L’energia è la moneta fondamentale delle alte prestazioni. Poiché la capacità energetica diminuisce sia con l’uso eccessivo che con il sottoutilizzo, dobbiamo imparare a bilanciare il dispendio energetico con il rinnovo energetico.

In ambito lavorativo le persone si trovano spesso ad affrontare una serie di sprint per raggiungere risultati e l’ambiente lavorativo è spesso fonte di stress.

Un elemento fondamentale per la produttività è la capacità di essere in focus e concentrati.

L’energia puo’ essere Fisica, emotiva, mentale.

La capacità fisica si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello fisico.

L’energia fisica dipende dallo stile di vita della persona (movimento fisico, nutrizione, sonno ) e dalla fatica che si fa nell’ambiente di lavoro.

La capacità emotiva si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello emotivo.

L’energia emotiva è legata al coinvolgimento emotivo nelle decisioni che vengono prese.

Ogni pensiero, sentimento e azione ha una conseguenza energetica;

La capacità emotiva è definita dalla qualità dell’energia.

La capacità mentale si riflette nella capacità di consumare e recuperare energia a livello mentale.

L’energia mentale è la capacità di concentrarsi, di focalizzarsi sugli obiettivi e affrontare le situazioni avverse attraverso tecniche di la visualizzazione, un dialogo interiore positivo, la gestione efficace del tempo e la creatività, il problem solving.

La capacità mentale è definita dalla focalizzazione dell’energia Per ricaricare l’energia le persone hanno bisogno di momenti di pausa e di rallentamento;

E’ possibile creare delle routine per ricaricare le pile, anche nell’ambiente di lavoro (ad es noi proponiamo interventi per imparare il metodo Pilates, o proponiamo esercizi di respirazione) e allo stesso modo eliminare abitudini negative che bloccano, distorcono, sprecano, riducono, esauriscono e contaminano l’energia immagazzinata e naturalmente la produttività delle persone

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